Właściwe przechowywanie dokumentów to jeden z nawyków, których warto się nauczyć. Dzięki temu w kilka chwil można znaleźć potrzebny rachunek lub dowód ubezpieczenia. Organizacja dokumentów w domu nie jest trudna. Może się opierać na zasadach, jakie panują w biurze, choć dobrze jest stworzyć własny system.
Coraz większy natłok papierów
Z roku na rok przybywa nam papierowych dokumentów. To nie tylko bieżące rachunki, ale także paragony, faktury lub gazetki, z których chcemy skorzystać. Porozrzucane byle jak i byle gdzie nie są przydatne. Zebrane w jeden stos, zwykle lądują w przypadkowe miejsce, więc trudno je znaleźć. Właściwa organizacja dokumentów w domu pomaga uniknąć chaosu i marnotrawienia czasu na poszukiwania. Domowe archiwum powinno mieścić wiele dokumentów, jak zeszłoroczny PIT lub pisma urzędowe, które należy przechowywać przez jakiś czas. Ze względu na wszechobecną cyfryzację, warto również zadbać o właściwe zabezpieczenie tego, co trzymamy na komputerze, w formie elektronicznej.
Zalety organizacji dokumentów w domu
Osobie, która nie lubi mieć porządku w swoich dokumentach, najlepiej przytoczyć argumenty, które przemawiają za takim nawykiem. Dobra organizacja dokumentów sprawia, że szybko znajdujemy odpowiedni papier. Łatwo dodajemy kolejny dokument do już istniejących, ponieważ wiemy, gdzie są pozostałe. Logiczne kategorie, na jakie dzielimy dokumenty, są na tyle czytelne, że również osoba postronna, którą poprosimy o znalezienie wybranego dokumentu, zrobi to bez problemu. Jak jeszcze przekonać sceptyków? Jeśli zgubimy ponaglenie o niezapłaconym rachunku, czekać nas będą karne odsetki, które niepotrzebnie uszczuplą domowy budżet.
Gadżety pomocne podczas organizacji dokumentów
Organizacja dokumentów w domu wymaga niewielkich nakładów finansowych. Przydają się różnego typu teczki i foldery, kartonowe pudełka do archiwizacji, materiały biurowe do spinania pojedynczych kartek. W przypadku dokumentów bieżących, których nie warto jeszcze chować, można stosować organizery lub biurowe półki na dokumenty. Dostępne w sklepie Epewex przydają się także w domowym biurze, a nawet pokoju dziecka, które również powinno łatwo znajdować potrzebne kartki. Dokumenty można przechowywać tematycznie (np. dzieląc rachunki na kategorie) lub też łączyć je w całość w obrębie jednego rocznika.
Bardzo pomocne przy organizowaniu dokumentów jest ich opisywanie. Można stosować własne nazwy kategorii, po których łatwiej znaleźć konkretne informacje.